Zarządzanie dokumentacją

Zarządzanie dokumentacją w Twojej firmie od dziś staje się łatwiejsze.

Wystarczy, że załadujesz dokumenty i stworzysz funkcjonalną bibliotekę. W jednym miejscu uzyskasz dostęp do prezentacji, dokumentów a także plików wideo, które możesz wykorzystać na własny użytek lub udostępnić je współpracownikom

Jeśli masz wątpliwości skorzystaj z video samouczka o zarządzaniu dokumentacją w Bitrix24.

Dokumenty i udostępnianie

Aby ułatwić katalogowanie i zarządzanie dokumentami – Bitrix24 stworzył przestrzeń do ich przechowywania, dzieląc ją na trzy mniejsze. Każdy mniejszy katalog, umożliwia szufladkowanie plików jednego rodzaju i różni się od pozostałych m.in. dostępem. Przestrzeń osobista, służy do przechowywania dokumentów przeznaczonych na własny użytek – pracownik ma pewność że on jest w ich posiadaniu oraz, że są bezpieczne. Przestrzeń grupowa, umożliwia przesyłanie plików wewnątrz grupy roboczej, czyli między osobami pracującymi przy jednym projektem. Przestrzeń firmowa, to miejsce gdzie znajdują się pliki udostępnione dla pracowników.

Udostępniaj dokumenty i współpracuj

Jeśli pracownik chce podzielić się ze współpracownikami dokumentami lub uzyskać opinię na ich temat, może to zrobić bez opuszczania głównego interfejsu. Kiedy udostępni plik, inni współpracownicy mogą go komentować lub wziąć udział w dyskusji. Jeśli pojawią się uwagi, mają możliwość dodania nowej wersji dokumentu – jeśli nie, mogą kliknąć przycisk „Lubię”, co spowoduje przesunięcie dokumentu wyżej na liście wyników wyszukiwania. Po zakończeniu prac nad plikiem, pracownik może zapisać go w osobistej bibliotece lub pobrać na swoje urządzenie.

Historia dokumentu

Każdy dokument przechowywany w Bitrix24 ma zapisaną historię zmian, do której zawsze można powrócić. Kiedy zostanie zastąpiony nową wersją, to pierwotny wariant nie zostanie usunięty lecz zapisany. Historia dokumentu zawiera także informacje kiedy dana wersja została utworzona i kto tego dokonał.

Edycja dokumentów on-line

Z Bitrix24 można pracować bez konieczności użycia biurowych edytorów tekstowych. Dzięki wbudowanym modułom z Google Doc i MS Office Online możliwe jest tworzenie dokumentów, prezentacji oraz arkuszy kalkulacyjnych bez opuszczania systemu! Za pomocą Google lub Microsoft Live ID, dokumenty z biblioteki mogą być edytowane w czasie rzeczywistym przez kilku użytkowników, a w razie konieczności pracownik może je udostępnić w swoim panelu głównym i uzyskać opinie.

Mobilna edycja dokumentów

Do edycji plików tekstowych można użyć zainstalowanych na komputerze programów takich jak np. Ms Office, Open Office, Pages dla Mac oraz skonfigurować je tak aby każda edycja dokumentów była bezpośrednio zapisywana na koncie pracownika.

Dane w chmurze

Bitrix24 współpracuje z najpopularniejszymi na świecie platformami opartymi na przechowywaniu danych w chmurze m.in. Dropbox, Google Drive, OneDrive. Dzięki tej funkcjonalności, można wykonywać kopie zapasowe plików lub po prostu przechowywać na niej swoje dokumenty i mieć do nich dostęp z każdego miejsca na świecie – a także z każdego urządzenia, które jest podłączone do sieci. Co więcej, w razie nieprzewidzianej awarii, chmura jest zabezpieczeniem przed usunięciem danych z nośników fizycznych. Jeśli zatem ważny plik zostanie usunięty, jego kopię można znaleźć na dysku w chmurze.

Wyszukiwanie

Bitrix24 zawiera funkcjonalną wyszukiwarkę, w której zindeksowane są: dokumenty, wiadomości oraz komentarze. Nowa treść jest rejestrowana i wyświetlana w wynikach wyszukiwania zaraz po jej załadowaniu. Dzięki opiniom współpracowników oraz użyciu przez nich przycisku „Lubię”, w łatwy sposób możliwe jest znalezienie dokumentów uznanych za najbardziej użyteczne.

Zautomatyzowane procesy

Bitrix24 pomoże Ci w opracowaniu szablonów postępowania w poszczególnych sytuacjach lub z konkretnymi Klientami. Pozwala to nie tylko zaoszczędzić czas, który przeznaczasz na zbędne czynności, ale także stanowi dokonały materiał szkoleniowy dla pozostałych użytkowników.

Masz pytania, chciałbyś zobaczyć demo? Rozważasz wdrożenie wersji na własny serwer lub potrzebujesz zmodyfikować Bitrix?

1,000,000+

firm i organizacji używa Bitrix24